Dit is de privacyverklaring van Levenszaken, Kamer van Koophandel nummer 60612398. Wij zijn gevestigd: Platinaweg 25, 2544 EZ Den Haag. Wij zijn bereikbaar op telefoonnummer 070 321 00 15.
Erfzaken en Levenszaken begeleidt, adviseert en steunt mensen die (persoonlijke) begeleiding wensen bij o.a. een echtscheiding, de thuisadministratie, de voorbereiding of de afwikkeling van een nalatenschap, begeleiding van de uitvaart, verhuizing etc. Erfzaken en Levenszaken kan in diverse hoedanigheden haar opdrachten uitvoeren; als gemachtigde, als adviseur of als (levens)executeur. Je opdracht en/of onze hoedanigheid is echter niet van belang voor jouw privacy, bij iedere opdracht gaan we zorgvuldig om met jouw gegevens (en die van anderen die in de opdracht betrokken zijn, bijvoorbeeld naasten of erfgenamen)
Wij raden je aan hieronder te lezen hoe wij omgaan met je (persoonlijke) gegevens. Wij vinden het belangrijk dat je weet welke gegevens wij verzamelen en hoe we daar mee omgaan. In deze verklaring vind je terug hoe we omgaan met gegevens die je aan ons verstrekt, hoe we die gegevens opslaan en hoe die gegevens bij ons terecht komen.
Doel van je gegevens
Afhankelijk van je opdracht kan het doel voor de gegevens die we van je ontvangen hebben anders zijn. Als je bijvoorbeeld alleen informatie hebt aangevraagd via de telefoon of de website hebben we geen overeenkomst met je. Toch slaan we je gegevens dan op, en zullen we de informatie gebruiken om bijvoorbeeld contact met je op te nemen om te checken of de gevraagde informatie bij je is aangekomen en duidelijk is.
Wanneer je ons een opdracht verstrekt hebben we de gegevens die nodig zijn voor de uitvoer van de opdracht aan je gevraagd. Je verstrekt ons die gegevens omdat we anders niet in staat zijn jouw opdracht uit te voeren. Alle informatie of gegevens die je naar ons mailt, persoonlijk aan ons doorgeeft of telefonisch aan ons verstrekt plaatsen wij in je digitale cliënt dossier. Wij werken daartoe met de diensten van teamleader. (www.teamleader.nl) Op deze manier zorgen wij ervoor dat jouw gegevens zo veilig mogelijk zijn opgeslagen. Wij delen je gegevens niet zondermeer met derden. Wij zullen je gegevens zeker niet verkopen.
Wanneer jij daarom verzoekt delen we bepaalde relevante gegevens wel met:
ü Je boekhouder
ü De notaris
ü Je erfgenamen (bijvoorbeeld na je overlijden ontvangen zij een afschrift van je testament)
ü Eventueel aangewezen zorgverleners
ü De advocaat van je (ex) partner, in geval van een echtscheiding. (uiteraard delen we alleen de relevante informatie en/of de informatie waar jij expliciet om hebt gevraagd)
Het kan ook zijn dat we bepaalde gegevens van je moeten delen vanuit een wettelijke informatieplicht. Dit is bijvoorbeeld het geval als we een aangifte van Belastingen voor of namens jou verzorgen. Ook hier geldt dat we alleen dan benodigde informatie verstrekken.
Indien we samenwerken met andere partijen, zoals een woningontruimer, een verhuizer, advocaat etc. dan zullen wij alleen partijen adviseren of contracteren die ook zorgvuldig omgaan met je gegevens of spullen. Uiteraard kunnen wij niet instaan voor bedrijven of personen die je zelf hebt geselecteerd.
Hoe lang we je gegevens bewaren
Het hangt van je opdracht aan ons af hoe lang we je gegevens bewaren. Ook kan het zijn dat we tussentijds bepaalde gegevens verwijderen, afhankelijk van de fase waarin we met onze werkzaamheden verkeren. Globaal geldt als termijn:
ü Belastingaangiften worden tot zeven jaar na aangifte bewaard.
ü Kopieën van identiteitsbewijzen worden na vervullen opdracht of direct na gebruik (bijvoorbeeld voor doorzenden naar de notaris) vernietigd of verwijderd. Overigens accepteren wij alleen een kopie van je paspoort of ID kaart waarop je foto en bsn nummer onherkenbaar/onleesbaar zijn gemaakt en waarop duidelijk het doel staat vermeld waartoe de kopie dient. (dit kun je o.a. doen met de KopieID app van de Rijksoverheid, klik hier.)
ü Je erfdossier, ter voorbereiding op de afwikkeling van je nalatenschap, wordt bewaard totdat de afwikkeling afgerond is. Vervolgens wordt gedurende zeven jaar alleen de informatie die van belang is, zoals de Rekening en Verantwoording, de akte van Erfrecht en alle Belastingaangiften, bewaard.
ü Over het algemeen worden documenten die ons op papier zijn verstrekt zolang als strikt noodzakelijk bewaard. De documenten worden na inscannen digitaal bewaard zolang als nodig is, afhankelijk van de opdracht. Dit betekent dat wij na voltooiing van je opdracht geen papieren documenten meer in ons bezit hebben. Alleen de noodzakelijke zaken worden bewaard, uiteraard altijd in overleg met jou.
Jouw rechten
Je hebt het recht om inzage te hebben in de gegevens die we van je bewaren.
Je hebt het recht aan te geven waar je gegevens moeten worden gewijzigd, bijvoorbeeld door verkeerd doorgeven.
Je hebt het recht dat we je gegevens overdragen aan een andere partij als je daar om vraagt.
Wanneer je wilt weten wat we aan gegevens van je hebben verzameld of opgeslagen kun je dat natuurlijk aan ons vragen. Ook kun je ons verzoeken je gegevens te verwijderen. (Let op: dit kan alleen als we je gegevens niet nodig hebben of je opdracht is voltooid)
Je kunt ons altijd een mail sturen met je specifieke verzoek: post@levenszaken.nl
Heb je een klacht over ons privacybeleid? We gaan er natuurlijk van uit dat je dit dan ook bij ons meld. Met je klacht kun je altijd terecht bij de autoriteit persoonsgegevens.
Beveiliging
Om je gegevens niet in verkeerde handen te laten vallen werken we met betrouwbare en beveiligde systemen. Zo worden alle gegevens die we via teamleader verzenden naar je dossier versleuteld. Zie de informatie op de site van teamleader.